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专案管理没有那幺难,别再只会使用Excel了,还有更聪明的方

2020-06-14 23:43

专案管理没有那幺难,别再只会使用Excel了,还有更聪明的方

专案管理一直是企业组织不可获缺的一项重要工作,无论是新品规划、服务升级计划、技术研发专案又或者是系统导入等常见的任务,都会需要採用到专案管理的方式来有条理的归纳工作项目及专案人员指派,以利精确的掌握专案情况、控制时程及达成目标。

过去在专案管理的工具使用上,除了网路上提供的各式免费软体外,大家最常使用的就是直接透过 Excel 表格来进行控管。使用免费软体的好处是无需花费额外的金钱就能快速有一套看起来完整的专案管理软体能使用,但相对在功能及使用的弹性度上,可能无法达到最佳的使用习惯;而採用 Excel 表格来做专案管理同样能达到需求,并且若是功力够深厚的 Excel 使用者,同样能打造出一份能媲美专案管理软体的表格,但由于 Excel 还是一份档案,若资讯需要分享给相关人员时,需将档案寄来寄去,再藉由各自回报执行进度给专案负责人自行更新,同样的在使用上也无法达到最佳化。

近年来云端工作模式盛行,微软除了大力推广 Office 365 服务外,同时也不断增加 Office365 服务提供的价值及提供更良好的工作模式给予使用者。于去年微软在 Office 365 里增加了一个全新的服务功能 Office 365 Planner,顾名思义这就是一套用于专案管理的工具软体,有别于微软本身就已提供多年的 Project 软体,此套 Planner 工具软体适合提供给小型的团队或是一些非大型的专案使用,Office 365 Planner 同样提供了专案管理所需的时间管理、人员指派、专案进度达成率资讯,并结合了 Office 365 的现有功能,可做到线上协同作业、即时讨论沟通、添加文件及图型化分析专案执行情况等功能。

以下针对几个基本的 Office 365 Planner 功能做简单介绍,让大家对于这个工具有一个基本的认识与了解。

一、Office 365 Planner 在这里

登入 Office 365 之后,你可以直接在首页的地方找到 Planner 的图示,另外在左方的工具列表里也可以找到,点击「Planner」图示后就能进入 Planner 服务。

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二、开始一个新的专案

进入 Planner 服务后,点选页面左上方的「新增计画」,会出现新计划的视窗,依序输入计划的名称及相关资讯后,点选「建立计划」,这样就会建立出一个全新的计划案了。

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三、如何开始建立专案工作事项

当专案建立完成后,你就可以看到以下画面,预设会出现一个待办事项的目标区块,在此目标区块直接点选「+」符号,这样就会出现下方的工作事项小卡片区块,先于小卡片区块里输入专案需执行的工作事项名称,再点选「新增工作」,此工作就会加入于这个专案里的工作事项了。

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四、如何指派人员、设定事项时程及各项功能介绍

针对在上个步骤中已建立好的工作事项,我们可以更进一步的编辑各个工作事项的执行详细资讯。点击欲编辑的工作事项后,会开启这个工作事项的详细资讯表单,各别说明如下:

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  1. 新增工作分派:设定此工作事项的执行负责人,此人员的设定是採用 Office 365 帐号进行串连,被指派者登入自己的 Office 365 Planner 后,可以直接看到自己被指派了哪些工作事项,并且直接在自己的平台上针对列表的工作事项进行编辑与回报进度,所有的更新都将直接同步回此专案表内。
  2. 进度:提供了尚未开始、进行中、已完成三种进度状态可以设定,此设定可以由被指派的人员自行依据工作进度进行设定,并串联于专案的图表分析中,可直接统计出专案的执行进度百分比。
  3. 开始日期 / 到期日:依据每个工作事项给予预期的执行时程,若在设定的时程内此工作事项尚未开始,在专案的图表分析中可以直接看出哪些工作事项延迟了,立即了解问题在哪里。
  4. 检查清单:由于部份工作事项其中包含了很多其他需确认或执行的细项工作,例如产品订价的工作,可能就包含了成本确认、利润计算等等工作项目,这个时侯就能使用此功能来做为辅助。
  5. 描述:可提供指派者或被指派者填写有关此工作事项的说明。
  6. 附件:Planner 提供的附加档案及连结功能,可让专案人员更便利的将参考资讯或成果资料直接放上,让大家在资料的分享更有系统。
  7. 注解:若有需要备注说明的资讯可以写在此区,点选张贴后就会直接呈现在下方,有点像是留言版的功能。
  8. 标籤功能:可以自行依需求设定所需的标籤类别,例如:重要程度、执行进度百分比、分配部门等,依据每个工作事项给予适用的标籤,可用来提醒或是更直觉的了解每个工作事项情况。

五、图表

Office 365 Planner 提供线上图表功能,可直接统计出整个专案的执行情况,採用四种颜色做标记,分别为尚未开始、落后、进行中及已完成。并且针对每个进度情况可以直接点选状态色块后查看工作事项卡片,若有需讨论的也可以直接回应。

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Office 365 Planner 是附属于 Office 365 里的一套工具软体,在企业组织採购 Office 365 时就可以直接拥有,无需额外再花钱採购。

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